Digitalisation RH : un impératif pour la santé libérale

Les structures de santé de ville n’ont jamais été aussi bien équipées pour soigner. Dossiers patients informatisés, prise de rendez-vous en ligne, outils d’aide au diagnostic : 89 % des cabinets disposent d’un logiciel métier dédié.

Cette digitalisation côté soins est désormais la norme. Leur organisation interne, elle, reste largement manuelle.  Planning des équipes, gestion des absences, coordination entre praticiens et assistants : moins de 30 % des structures utilisent des outils RH adaptés.  Excel, agendas partagés et messages WhatsApp constituent encore la colonne vertébrale de nombreux cabinets.

Ce décalage interpelle d’autant plus que l’automatisation et la simplification des tâches répétitives deviennent la norme, les attentes évoluent rapidement ces dernières années dans la plupart des secteurs.

Les structures de santé, elles, se regroupent, se multiplient sur plusieurs sites, emploient davantage de salariés. Leur complexité explose. Mais leurs outils d’organisation ne suivent pas.

Digitalisation de l’organisation interne en santé, de quoi parle-t-on ?

Quand on parle de digitalisation dans les cabinets libéraux, deux réalités se côtoient.

D’un côté, la digitalisation “santé” : logiciels métiers, téléconsultations, imagerie numérique, dossiers patients. Ces technologies médicales s’inscrivent dans un cadre réglementaire en pleine évolution.

De l’autre, la digitalisation organisationnelle : planning, gestion des absences, suivi du temps de travail, coordination d’équipe, remplacements de praticiens, information des salariés.

Cette seconde dimension concerne tout ce qui structure le quotidien interne d’un cabinet.

Comment organise-t-on les rotations ? Qui valide les congés ? Comment s’assure-t-on du respect des durées légales de travail ? Comment informe-t-on les équipes des changements de planning ?

Pour les cabinets regroupés de 10 salariés et plus, ces questions ne sont plus anecdotiques. Ces structures fonctionnent désormais comme de véritables PME, avec leur lot de contraintes légales, de coordination pluridisciplinaire et de complexité RH.

Le paradoxe des cabinets libéraux en 2025 : plus complexes, mais pas mieux équipés

Les cabinets libéraux ont beaucoup évolué ces dernières années.

Regroupements, ouverture de sites secondaires, développement de maisons de santé, centres d’imagerie ou de soins dentaires : les structures grossissent, se diversifient, emploient davantage de salariés non-praticiens.

Secrétaires médicales, manipulateurs radio, assistants dentaires, infirmiers : les effectifs s’étoffent et avec eux, la complexité administrative.

Pourtant, ces cabinets restent des structures libérales, souvent sans service RH constitué, sans direction informatique, et parfois sans gestionnaire dédié à plein temps. Le manque de temps, déjà évoqué dans une précédente analyse, reste une réalité quotidienne.

L’organisation du quotidien repose alors sur des outils détournés de leur usage initial : tableurs Excel pour les plannings, calendriers Google partagés, groupes WhatsApp pour les changements de dernière minute, mails pour valider les congés.

Cette apparente simplicité cache une réalité plus lourde.  Chaque modification de planning est chronophage et source d’erreurs.  La complexité de calcul d’heures supplémentaires ou de droits à congés augmente. Les obligations légales deviennent difficiles à suivre.

Concrètement, le niveau d’exigence ne cesse de monter, mais les outils, eux, restent les mêmes. Face à ce constat, pourquoi tant de structures peinent-elles encore à franchir le pas ?

Pourquoi la digitalisation RH peine encore à s’installer dans les cabinets libéraux ?

Plusieurs freins expliquent cette lenteur à s’équiper.

Le premier est culturel.  Dans un cabinet, le soin aux patients est au cœur de tout. L’organisation administrative est perçue comme secondaire, une contrainte nécessaire mais périphérique. Investir du temps et de l’argent dans un logiciel RH n’a pas la même évidence que moderniser un équipement médical. Les habitudes jouent aussi leur rôle.

Quand un système, même imparfait, fonctionne depuis des années, le changer demande de l’énergie. Il faut se former, former l’équipe, repenser ses process. Dans des structures déjà sous tension, trouver ce temps paraît compliqué. Enfin, l’inquiétude vis-à-vis du changement persiste.

Peur que l’équipe ne suive pas, crainte d’une charge de travail supplémentaire pendant la mise en place, doute sur le retour sur investissement. Ces réticences sont légitimes. Mais elles maintiennent le statu quo.

Digitaliser ou stagner : l’équation RH des cabinets en 2025

Les bénéfices concrets d’une digitalisation maîtrisée

Les cabinets qui franchissent le pas de la digitalisation RH constatent rapidement des gains tangibles.

Le premier concerne le temps. La gestion administrative RH (plannings, absences, heures supplémentaires, variables de paie…) peut absorber entre 35 et 75 % du temps en moins selon les structures.

Ce temps libéré se réinvestit ailleurs : accueil des patients, coordination médicale, développement de l’activité.

La fiabilité s’améliore également. Les outils dédiés automatisent les calculs de droits, alertent sur les dépassements d’horaires, tracent les validations. Les erreurs diminuent, le respect des règles s’automatise et le risque contentieux recule.

Pour les équipes, l’effet se mesure en transparence et en autonomie. Consulter son planning depuis son téléphone, poser un congé en quelques clics, accéder à ses compteurs de droits en temps réel : ces fonctionnalités changent le quotidien.

Les salariés gagnent en clarté, les tensions internes s’apaisent. Dans un secteur où le turnover des secrétaires médicales atteint 54 %, offrir une organisation claire et des outils modernes devient un vrai levier de rétention.

Au final, les études montrent un retour sur investissement de l’ordre de 250 % sur trois ans. Pas seulement en euros, mais aussi en sérénité, en disponibilité pour les patients, et en attractivité employeur.

Les risques de l’immobilisme dans un contexte en mutation

À l’inverse, ne rien changer expose à des risques croissants. Le premier risque est opérationnel. Plus une structure grandit, plus gérer manuellement devient complexe.  Les oublis se multiplient, les plannings se désorganisent, les tensions montent. Ce qui fonctionnait à 5 devient ingérable à 15.

Le risque juridique s’intensifie également. Une erreur de calcul d’heures supplémentaires, un jour férié mal compensé, un délai de prévenance non respecté : ces manquements peuvent coûter cher en redressement ou en prud’hommes. Sans traçabilité automatisée, la charge de la preuve repose entièrement sur l’employeur.

Enfin, l’image employeur se dégrade. Les nouvelles générations de salariés, qui représentent une part croissante des effectifs, attendent des outils modernes et de la flexibilité. Un cabinet qui fonctionne encore à l’ancienne envoie un signal : ici, l’organisation n’est pas une priorité.

Dans un contexte de tension sur les recrutements administratifs et paramédicaux, ce signal peut faire la différence entre attirer ou perdre des talents.

Une étape devenue incontournable pour la santé de ville

Les établissements libéraux de santé sont à la pointe de la technologie pour soigner. Il serait paradoxal qu’ils restent à la traîne pour organiser leurs équipes. La digitalisation RH et organisationnelle n’est plus un confort optionnel, c’est une nécessité pour accompagner l’évolution du secteur.

Les structures qui s’en saisissent gagnent en efficacité, en sérénité et en attractivité. Celles qui attendent prennent le risque de voir la complexité les rattraper, les talents les fuir, et les erreurs coûter de plus en plus cher. Cette transformation ne doit pas être brutale ni imposée. Elle peut être progressive, adaptée aux réalités de chaque cabinet, et centrée sur l’humain. Mais elle doit être engagée. Les équipes y gagnent en clarté et en autonomie.  Les dirigeants retrouvent du temps et de la visibilité. Les patients, au final, bénéficient d’une organisation plus sereine et plus disponible.

Ne pas digitaliser son organisation aujourd’hui, c’est délaisser ses collaborateurs. Et dans un secteur sous tension, c’est un luxe que peu de cabinets peuvent encore se permettre.

(Article invité)